Politique de confidentialité

Version du 28 juillet 2026

1. Rôles et responsable du traitement

KGPilot est un outil professionnel mis à la disposition d'organisations (sociétés de transport de personnes et assimilées). Les rôles au sens du RGPD diffèrent selon les données concernées.

• Données traitées par l'Organisation cliente via KGPilot — ses propres clients, passagers, chauffeurs, courses, devis et factures : l'Organisation est responsable du traitement et KGInfoServs agit uniquement comme sous-traitant, sur ses instructions, dans les conditions de l'Accord de traitement des données (DPA). Les demandes d'exercice des droits relatives à ces données doivent être adressées à l'Organisation concernée ; si elles nous sont adressées directement, nous les lui transmettons sans les traiter nous-mêmes.
• Données traitées par KGInfoServs pour son propre compte— création et authentification des comptes, facturation de l'abonnement, support, sécurité et journaux techniques, communications relatives au service : KGInfoServs est responsable du traitement, joignable à contact@kginfoservs.com.

2. Données collectées

Nous collectons les données suivantes dans le cadre de l'utilisation de la plateforme KGPilot :

• Données d'identification : nom, prénom, email, téléphone, photo de profil
• Données professionnelles : rôle, organisation, numéro carte VTC, permis de conduire
• Données de mission : adresses de prise en charge et destination, nom du passager, horaires
• Données de géolocalisation (chauffeurs uniquement) : position GPS du chauffeur, transmise au dispatcheur de son organisation pendant son temps de service. Le tracking peut continuer en arrière-plan (écran verrouillé) tant que le chauffeur est en service ou en mission, afin que le dispatcheur puisse optimiser l'attribution des courses. Une notification permanente Android signale en permanence à l'utilisateur que la position est partagée. Le tracking s'arrête immédiatement lorsque le chauffeur se met hors-service ou se déconnecte de l'application. La position temps réel est diffusée au dispatcheur sans constitution d'archive (donnée éphémère, expirée après 60 secondes). Un historique des trajets n'est constitué que si l'organisation a activé l'option Tracking Flotte ; il est alors conservé 60 jours maximum, puis supprimé automatiquement (cf. section 6).
• Position à la validation d'une étape de course (chauffeurs): lorsque le chauffeur valide « en route vers le client », « passager à bord », « course terminée » ou « client absent » depuis l'application, la position à cet instant précis est enregistrée avec l'étape (latitude, longitude, précision, horodatage). Finalité : preuve d'exécution de la prestation, notamment pour l'établissement de la rémunération du chauffeur et le règlement des contestations de course. Il s'agit d'un relevé ponctuel par étape, et non d'un suivi continu : cette fonctionnalité est indépendante de l'option Tracking Flotte et active pour toutes les offres. Aucun relevé n'est effectué à l'acceptation d'une course, ni si l'autorisation de localisation a été refusée à l'application. Ces relevés étant attachés à la course, ils sont conservés aussi longtemps qu'elle l'est (cf. section 6).
• Données de facturation : montants, méthodes de paiement, factures
• Documents : carte VTC, permis, assurance, carte grise (uploadés par l'utilisateur)
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, journaux de connexion

3. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion des comptes utilisateurs et authentification
• Gestion des missions de transport (création, assignation, suivi)
• Géolocalisation en temps réel des chauffeurs pour le dispatch
• Facturation et gestion comptable
• Conformité réglementaire (expiration des documents professionnels)
• Notifications (email, push) relatives à l'activité
• Amélioration du service et analytiques d'utilisation

4. Base légale

• Exécution du contrat : gestion des missions, facturation, fonctionnement de la plateforme
• Intérêt légitime : sécurité, prévention des fraudes, amélioration du service
• Obligation légale : conservation des factures (10 ans), conformité transport
• Consentement : géolocalisation, notifications push, cookies non essentiels

5. Destinataires des données

Les données peuvent être communiquées à des sous-traitants techniques, agissant uniquement sur instruction et pour les finalités du service :

• Hébergement et infrastructure (base de données, hébergement du site et de l'API, CDN, stockage des fichiers) — Union européenne
• Authentification (gestion des comptes et connexion sécurisée)
• Paiement (traitement des paiements par carte et prélèvement ; aucune donnée bancaire en clair n'est stockée par KGPilot)
• Email transactionnel (envoi des notifications et emails de service)
• Supervision technique (détection des erreurs ; données personnelles expurgées avant envoi)
• Cartographie (géocodage des adresses et affichage des cartes)
• Facturation électronique — la Plateforme Agréée JeFacture (ECMA Solutions, immatriculée DGFiP), uniquement si le service est activé

Aucune donnée n'est vendue à des tiers. La liste nominative et à jour des sous-traitants, ainsi que leur localisation, est communiquée sur demande à contact@kginfoservs.comet figure dans l'accord de traitement des données (DPA).

5bis. Accès administratif aux conversations chat

Les messages échangés via la fonctionnalité chat de KGPilot sont chiffrés en transit (TLS) et au repos (chiffrement Curve25519/NaCl, clé liée à votre compte), ce qui les protège contre tout accès extérieur non autorisé. Ce chiffrement n'est pas à connaissance zéro.

Toutefois, dans le cadre d'opérations légitimes (résolution d'un litige client, requête RGPD, récupération d'historique pour un utilisateur ayant perdu son téléphone, réquisition judiciaire), un administrateur autorisé de KGInfoServs peut techniquement accéder au contenu d'une conversation via un système de clé maître chiffrée. Chaque accès :

• Est réservé aux administrateurs de KGInfoServs disposant du niveau d'habilitation le plus élevé
• Exige la saisie d'une raison textuelle obligatoire
• Est tracé dans un journal d'audit interne conservé 5 ans (IP, horodatage, identifiant admin, raison, nombre de messages consultés)
• Est limité à ce qui est strictement nécessaire à la finalité poursuivie

Vous pouvez à tout moment demander à consulter les journaux d'accès concernant vos conversations en écrivant à contact@kginfoservs.com.

5ter. Service de facturation électronique (jefacture)

Lorsque l'organisation active le service de facturation électronique, KGPilot transmet les factures émises — et restitue les factures reçues des fournisseurs — via la Plateforme Agréée JeFacture (éditée par ECMA Solutions, immatriculée par la DGFiP), dans le cadre de la réforme de la facturation électronique (article 289 bis du CGI).

Les données traitées dans ce cadre comprennent l'identité et les coordonnées des clients et fournisseurs de l'organisation, le détail et les montants des factures, et les données de paiement transmises à l'administration fiscale compétente via la plateforme agréée ou le réseau Peppol. Dans ce traitement, l'organisation est responsable de traitement, KGPilot agit comme sous-traitant, et la Plateforme Agréée comme destinataire et sous-traitant ultérieur soumis à ses propres obligations réglementaires (notamment l'archivage à valeur probante pendant 6 ans).

L'organisation est tenue d'informer ses propres clients et fournisseurs de ce traitement et d'en assurer la base légale, conformément à ses obligations de responsable de traitement.

6. Durée de conservation

• Comptes actifs : données conservées tant que le compte est actif
• Comptes résiliés ou désactivés : le compte est suspendu et les données conservées pendant 30 jours, période durant laquelle la réactivation du compte reste possible. Nous nous réservons la possibilité de les supprimer ou de les anonymiser à tout moment au cours de cette période, sans y être tenus. Au-delà de ce délai, nous conservons cette même faculté, sans obligation de conservation ni de suppression.
• Factures : l'obligation de conservation de 10 ans(article L.123-22 du Code de commerce) pèse sur le Client, qui en est l'émetteur. Il lui appartient de les exporter et de les archiver. Lorsque la facturation électronique est activée, la plateforme agréée assure en outre un archivage à valeur probante de 6 ansau titre du délai de reprise fiscal : ces deux durées se cumulent et portent sur des obligations distinctes, la plus longue s'appliquant en pratique.
• Géolocalisation : position temps réel non archivée (expirée après 60 secondes) ; historique de trajets (option Tracking Flotte uniquement) conservé 60 jours maximum, puis supprimé automatiquement ; position relevée à la validation d'une étape de course conservée avec la course concernée, et supprimée avec elle (preuve d'exécution — cf. section 2)
• Journaux de connexion : conservés 12 mois

7. Transferts internationaux

Les données sont principalement hébergées au sein de l'Union européenne.

Certains prestataires techniques peuvent traiter des données aux États-Unis dans le cadre du Data Privacy Framework (DPF) UE-US, qui assure un niveau de protection équivalent au RGPD.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données : chiffrement en transit (TLS), chiffrement au repos, authentification forte, contrôle d'accès par rôle, révocation de sessions, audit des accès.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Rectification : corriger des données inexactes
• Effacement : demander la suppression de vos données
• Limitation : restreindre le traitement de vos données
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
• Opposition : vous opposer au traitement de vos données
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@kginfoservs.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

10. Cookies, mesure d'audience et suivi de visite

KGPilot utilise trois catégories de traceurs :

• Strictement nécessaires: session d'authentification, sécurité et mémorisation de vos choix. Ils ne requièrent pas de consentement.
• Mesure d'audience : nous utilisons Google Analytics(fourni par Google Ireland Ltd) pour établir des statistiques de fréquentation et, le cas échéant, mesurer l'efficacité de nos campagnes. Ces cookies ne sont déposés qu'après votre consentement, recueilli via le bandeau affiché lors de votre première visite. En l'absence de consentement, aucune mesure par cookie n'est activée.
• Assistance en direct: si vous l'acceptez, nous enregistrons pendant votre visite les pages consultées et leur durée, votre adresse IP, votre navigateur et votre appareil. Finalité : vous proposer de l'aide au moment utile et retrouver le contexte de votre visite si vous nous contactez. Base légale : votre consentement. Ces données ne font l'objet d'aucune revente ni usage publicitaire.

Durée de conservation: 12 mois pour la mesure d'audience comme pour le suivi de visite, après quoi les données sont supprimées automatiquement.

Vous pouvez accepter, refuser, personnaliser finalité par finalité ou retirer votre consentement à tout momentvia le lien « Cookies » en bas de page. Votre choix vous est de nouveau demandé au bout de six mois. Les données de mesure d'audience peuvent faire l'objet de transferts hors Union européenne encadrés par le Data Privacy Framework UE-US (cf. section 7).

Si vous refusez le suivi de visite, nous ne conservons aucune donnée permettant de reconstituer votre navigation : seuls des compteurs de fréquentation agrégés, sans adresse IP complète, sont établis. Vous conservez l'accès à la bulle d'aide : si vous choisissez de nous écrire, nous traitons alors les seules données nécessaires au traitement de votre demande.

11. Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :www.cnil.fr.